zum Reisekosten-Management mit Viatos

Als Nutzer benötigen Sie zunächst nur einen gängigen Browser und eine Netzverbindung ins Internet, um die Web-Oberfläche aufzurufen. Für die Smartphone-App braucht es ein mobiles Gerät mit iOS-Betriebssystem (iPhone, iPad) oder auf Android-Basis.

Die volle Funktionsfähigkeit erhalten Sie mit einem aktuellen Mozilla Firefox-Browser ebenso wie mit Google Chrome. Auch Microsoft Edge und Safari sind gut mit Viatos nutzbare Browser.

Nein, die Reisenden und Genehmiger benötigen nicht unbedingt eine Schulung für die Viatos-Benutzeroberfläche. In den Modellen Basis und Pro stellen wir dennoch Standard-Videoanleitungen bereit, die den verschiedenen Nutzergruppen die Oberfläche vorstellen. Bei einer Premium-Lösung mit kundenspezifischen Anpassungen werden mit der Übergabe des Systems ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Ihnen vom Viatos-Team spezifisch geschult und dadurch befähigt, selbst den Nutzern in Ihrem Hause erste Fragen zu beantworten (sog. First-Level-Support). Dies sind die sog. Key-User bzw. Multiplikatoren.

Ja, durch die drei Modelle, in denen Viatos verfügbar ist, können Sie auch zügig und ohne komplizierte Vorarbeiten Ihre Viatos-Reisekostenlösung einführen. Ein System im Modell Basis oder Pro verfügt dann über alles, was Sie für den Start benötigen, bis hin zur Smartphone-App und einem Export zu Ihrer Finanzbuchhaltung. Auch auf einem dieser Wege rechnen Sie jederzeit rechtskonform Reisen ab. Viatos erlaubt außerdem in jedem Modell Belegabrechnungen ohne zugehörige Reise, z. B. bei Bewirtung von Geschäftspartnern oder dem Kauf einer Flasche Motoröl für den Dienstwagen.

Es steckt mehr als nur eine Reisekosten-Software in Viatos: Sie können die Effizienz aller Dienstreiseprozesse mit unserem System signifikant erhöhen. Vom Reiseantrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung, Prüfung und sogar der Vorkontierung schafft die Viatos-Lösung einen optimierten, medienbruchfreien Prozess. Die Reisemittelbeschaffung und die Daten von Bezahllösungen wie der von Lufthansa International können ebenso integriert werden und erhöhen Komfort, Transparenz und Compliance. Künftig werden wir weitere Funktionen abseits der Geschäftsreise-Themen hinzufügen – seien Sie gespannt!

Die allermeisten Systeme für unsere Kunden laufen in unserem Rechenzentrum im sogenannten Software as a Service (SaaS). Im Einzelfall bieten wir an, Viatos als on-premise-Lösung, also im Rechenzentrum des Kunden zu betreiben. Bitte sprechen Sie uns hierfür an.

Aktuell können Sie unsere Systeme mit einer deutschen und englischsprachigen Oberfläche nutzen. Für weitere Oberflächensprachen sprechen Sie uns gern an.

In den Modellen Pro und Premium binden wir auf Wunsch ein Hintergrundbild von Ihnen in das Dashboard ein. Auch Ihr Logo hinterlegen wir in der Oberfläche. Darüber hinaus können wir das Farbschema auf Basis Ihres Style-Guides anpassen, so dass sich Viatos in das Erscheinungsbild der Software Ihres Hauses einfügt.

Ja, im Modell Premium sind weitreichende Anpassungen der Benutzeroberfläche möglich. Beispielsweise sind Beschriftungen der Eingabefelder (Labels) möglich, Eingabepflichtfelder können definiert werden, und nicht benötigte Eingabefelder werden ausgeblendet.

Ja, mit jedem der 3 Modelle ist die Nutzung der App möglich und inkludiert. Die App beherrscht grundsätzlich fast alle Reisenden- und Genehmigerfunktionen, die die Viatos-Anwendung im Web-Browser im Standard anbietet. Je nach Einsatzzweck können somit durchaus die Reisenden- und Genehmigeraufgaben nur in der App erledigt werden.

Je nach bereister Region weist Viatos die Tages- bzw. Verpflegungspauschalen eigenständig aus und beachtet dabei die Angaben der Reisenden zu den erhaltenen Mahlzeiten. Wir hinterlegen selbstverständlich die gesetzlichen Pauschalen für unsere Kunden in den Systemen. Das ist Teil unseres Serviceangebots.

Ja, Viatos erlaubt die Eingabe und Abrechnung von Reisen im Inland und ins Ausland mit beliebig vielen Grenzübertritten.

Ja, Viatos kann das abbilden, und zwar für Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschalen, aber auch Kilometergelder für Pkw usw. Dazu gehört die steuerlich korrekte Behandlung, d. h. eine Versteuerung, die wir den Systemen unseres Kunden automatisiert mitteilen (z. B. über die Buchhaltung oder Entgeltabrechnung).

Viatos ermöglicht die Eingabe von Reiseunterbrechungen und bildet damit auch sog. „gemischte“ Geschäftsreisen korrekt ab, was auch „Bleisure“ genannt wird (die Verbindung aus Business und Leisure Travel). Bei der Abrechnung der Geschäftsreise werden Privatanteile innerhalb von Geschäftsreisen somit rechtssicher abgegrenzt.

Das geht. Aber nicht nur das! Zunächst: Für jeden Nutzer sollte eine Stammkostenstelle hinterlegt sein. Wenn Viatos auf etwas anderes „buchen“ soll, können Sie dies erfassen. Je nach Modell können Sie die Kosten einer gesamten Reise auf eine abweichende Kostenstelle oder auf mehrere aufteilen. Genauso unkompliziert können Sie die Kosten aber auch auf Projekte, Aufträge, Kunden usw. verteilen, also auch „splitten“. Diese Projekte, Aufträge und Kunden müssen Sie nicht von Hand pflegen, sondern automatisiert jede Nacht in Ihr Viatos System importieren lassen. Ab sofort können dann Reisekosten nicht mehr auf die falschen Objekte geschlüsselt werden, was Controlling und Buchhaltung merklich entlastet!

Wechselkursdaten kann Viatos automatisch von externen Anbietern tagesaktuell importieren und im System für eine wählbare Dauer vorhalten. Möglich ist sowohl der Import von Daten der Europäischen Zentralbank als auch anderer Provider. Die importierten Wechselkurse können Nutzer, falls nötig, überschreiben.

Diese Funktion heißt in Viatos Sammelabrechnungen. Sie kann auf mehrere Arten genutzt werden, sowohl für Kurzreisen als auch für mehrtägige Reisen, zur Abrechnung kleinerer Belege wie Parkscheine, ÖPNV-Tickets usw. Weniger Klicks führen zu großer Zeitersparnis bei der Anlage der Kostenpositionen, und die Inhalte sind für die Genehmigung durch Vorgesetzte sehr übersichtlich.

Ja, das ist möglich.

Elektronische Belegdokumente (pdf und Bilddateien) können sowohl in der Web-Oberfläche als auch in der App hinzugefügt werden. Die App bietet die Funktion, während der Belegerstellung das zugehörige Dokument zu fotografieren. Jedes Dokument wird sofort auf dem Server im Rechenzentrum abgelegt. Für andere Nutzer, die die Reise einsehen oder bearbeiten (Vorgesetzte für die Genehmigung, Prüfer für die finale Kontrolle etc.) sind die elektronischen Belegdokumente ebenfalls direkt sichtbar.

Natürlich! Mit der Assistenzfunktion Berechtigte können die Bearbeitung von Abrechnungen übernehmen und verfügen dafür über die selben Rechte wie die Reisenden selbst. Dabei kann selbstverständlich die Zuständigkeit jeder einzelnen Assistenz zu den jeweiligen Reisenden frei festgelegt werden.

Ja, in Viatos sind ab dem Modell Pro Anträge vor der Reise nutzbar. Im Modell Premium können die im System vorhandenen Workflows kundenspezifisch angepasst werden. So sind beispielsweise Antrags- und Genehmigungsprozesse mit beliebig vielen Genehmigern vor und auch nach der Reise möglich. Auch je nach Reiseanlass kann der Workflow unterschiedlich ausgestaltet sein (für Fortbildungsreisen können zum Beispiel Anträge nötig sein, für reguläre Dienstreisen jedoch nicht).

Nein, unser Know-how liegt in den vielfältigen und teils hochkomplexen Prozessen vor und nach der Reise abseits der sogenannten Reisemittel. Die Beschaffung, das heißt der Einkauf von Reiseleistungen lässt sich jedoch auf vielfältige Weise in die Viatos-Abläufe integrieren. Je nach Beschaffungsweg (OBE/OBT – Online Booking Engines/Tools oder traditionelles Reisebüro) können wir Ihnen verschiedene Wege anbieten. Sprechen Sie uns gern hierfür an!

Natürlich! Zunächst werden die Stammdaten bei der anfänglichen Erstbefüllung im Zuge der Einrichtung hinterlegt („Onboarding“). Aktualisierungen der Daten sind dann im laufenden Betrieb automatisiert möglich. Alternativ können Datenbestände auch von Administratoren im System von Hand angepasst werden.

Ja. Bezahldaten von Geschäftsreise-Kreditkarten wie von AirPlus International können täglich automatisiert ins System übernommen werden, und zwar für alle relevanten Zahlungsmittel wie Reisestellenkarte (Company Account), persönliche Kreditkarten (Corporate Cards) und Zahlungen aus der einmaligen Nutzung durch A.I.D.A. Reisende oder deren Assistenz bestätigen erstellen mit wenigen Klicks aus diesen Transaktionen einen Beleg. Die mühsamen Eingaben der manuellen Belegerfassung entfallen. Dieser Prozess ist nicht nur komfortabel, er erhöht auch die Transparenz über Ausgaben und hilft, die Compliance in Bezug auf die erlaubten Ausgaben der Organisation durchzusetzen.

Sie entscheiden für Ihre Organisation, welcher Weg für Sie der beste ist. Viatos unterstützt alle gängigen Methoden: die Auszahlung über die Buchhaltung, über Ihr Entgeltsystem und über Zahlungsverkehrsprogramme (Bank-Software). Jeder Weg hat Vor- und Nachteile, und wir beraten Sie hierzu gern.

Ja, es besteht die Möglichkeit, ein SSO über die Microsoft Azure-Plattform mit dem dortigen Active Directory (heute „Entra ID“) zu nutzen. Dies erhöht nicht nur den Komfort, sondern auch die Sicherheit durch die Nutzung der Mehrfaktor-Authentifizierung der Microsoft-Dienste.

Beispielsweise die jährliche Anpassung der Sachbezugswerte oder auch grundsätzliche Änderungen (z. B. der Umsatzsteuer) werden von uns in die Systeme eingepflegt. Ebenso wie die gesetzlichen Pauschalen, bei denen es ebenfalls jährlich zu Änderungen kommt. Das ist Teil unseres Service-Angebots. Wir setzen die Anpassungen in der Regel im Dezember um, nachdem wir unsere Kunden per Newsletter informiert haben.

Ja, dank Viatos können Sie GoBD-konforme Prozesse mit elektronischen Dokumenten erreichen – vom Antrag über die Abrechnung bis zur Archivierung. Hierfür sorgen unter anderem die Protokollierung aller Schritte im System und – je nach Nutzungsmodell – Archivierung im Viatos-System (WP-geprüft) oder in einem kundeneigenen DMS (Dokumenten-Management-System), dem wir alle relevanten Daten und Dateien bereitstellen. (Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, die seit 1.1.2025 die vorherigen Regelungen GDPdU und GoBS abgelöst haben.)

Die Systeme und Daten befinden sich in einem nach ISO 27001 und 9001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Wir betreiben dort unsere eigene Server-Technik, auf die nur wir selbst Zugriff haben. Daten-Transfers in andere Länder finden nicht statt.

Viatos hat gesicherte Zugänge durch Nutzername und Passwort. Je nach Modell können strengere Passwortanforderungen für Ihre Organisation hinterlegt werden. Selbstverständlich sind Passwörter nur verschlüsselt in unseren Systemen hinterlegt.